Как правильно писать деловые письма

Как строчить деловые письмаВ деловой переписке важно все: и содержание, и оформление. Верно оформленное, грамотное, содержательное письмо повысит шансы на успешное достижение мишени и улучшит деловую репутацию организации или предприятия.

Деловое послание состоит из таких частей:

Заголовок для делового послания

Состав заголовочной части письма регламентируется нормативно-правовыми документами. Под информацией фирменного бланка шагают данные, которые располагаются двумя колонками:

• В левой колонке указывают: 

• регистрационный номер и дату послания;

• под ним: “на” данные о письме, на которое отвечают (если таковое кушать);

• ниже: кратко сформулированную тему письма.

• В правой колонке помещают эти об адресате – наименование организации или предприятия (именительный падеж), место, инициалы и фамилию (дательный падеж).

Текст делового послания

Если коротко, текста делового письма заключается из:

• обращения,

• вступления – “почему (на основании чего, в связи с чем)”,

• основной доли – “для чего”,

• заключения – “что должно быть сделано (или уже сделано, или не может быть сделано)”.

Подпись послания

Перед подписью желательно разместить «Формулу вежливости». Обыкновенно это слова «С уважением». Далее – отдельной строкой – место, подпись, инициалы, фамилия.

Под подписью – дата. Ниже располагают эти об исполнителе – фамилию, инициалы, контактный телефон.

Если с посланием отправляют какие-нибудь документы, внизу располагается слово «Приложение», дальше в формате списка перечисляются документы.

Для каждого указывается, сколько экземпляров прилагается и сколько листов в любом, если документ в электронном виде – имя и тип файла, носитель информации.

Значительно:

• Необходимо заранее выяснить, как правильно называется место адресата, его имя и отчество. Перед Ф.И.О принято указывать научное, персональное или особое звание, связанное с должностной деятельностью.

• Лучшая конфигурация обращения – «Уважаемый, имя и отчество». Допустимо также: «Многоуважаемый господин должность или фамилия, если это частное лик». Обращение располагают посередине строки.

• Если в посланье есть ссылка на другой документ, данные о нем вносятся так: вид (послание, закон и т.д.), издатель (президент, кабинет министров и пр.). Дата указывается перед регистрационным номером, заключительным – заглавие.

• Текст письма должен быть лишен эмоций. В нем могут присутствовать и даже приветствуются типовые обороты. Главное, чтобы изложение было лаконичным и удобопонятным. Следует избегать слов и терминов, неизвестных адресату или допускающих двойственное толкование.

• Правописание необходимо тщательно проверять – как для поддержания имиджа, так и для сохранения резона («Разрешить нельзя отказать»).

При выполнении этих несложных правил писать деловые письма будет легче.