Кассовая книжка форма КО-4 – это важный документ, вести какой обязано каждое предприятие и ИП, имеющие дело с наличными денежными оружиями. В любой момент налоговая инспекция может проверить присутствие данной книги и правильность ее ведения. Порядок заполнения кассовой книжки разберем в статье ниже. Скачать образец кассовой книжки и бланк форма КО-4 можно в конце статьи.
Кассовая книжка содержит информация о выданных и полученных в течение дня наличных суммах. Унифицированная конфигурация КО-4 обязательна к заполнению для всех предприятий и ИП, оформление кассовой книжки обычно возлагается на кассира.
Заполнение кассовой книжки должно подчиняться установленному регламенту. Записи в книжке выполняются только на основании подтверждающих документов, в качестве каких выступают приходные и расходные кассовые ордера (скачать образчик заполнения приходного ордера КО-1 можно здесь, а расходного КО-2 – в этой статье). Для любой операции, связанной с движением наличности, выполняется отдельная запись в книжке.
Если кассовая книга КО-4 ведется в рукописной конфигурации, то все страницы следует пронумеровать, на последнем листе надлежит быть указано количество листов в книге и закреплено это подписями ответственного за ведения конфигурации кассира, главного бухгалтера, руководителя и печатью организации.
Образчик заполнения
Форма КО-4 состоит из одинаковых листов, заключающихся из лицевой и оборотной части. Порядок ведения кассовой книжки строго регламентирован, поэтому нужно придерживаться определенных правил ее оформления.
Прежде, чем вносить записи о выдаче и поступлении наличных денежек, лист нужно согнуть по линии отреза таким манером, чтобы отрывная часть оборотной стороны очутилась под неотрывной части лицевой стороны. Между ними подкладывают копировальную бумагу. При внесении записей на лицевой сторонке неотрывной части они отражаются одновременно и на отрывную доля. После этого начинают вноситься записи в кассовую книжку шариковой ручкой.
В начале дня указывается текущая дата и остаток денежек в кассе. Все суммы отражаются в рублях и копейках. Дальше отражаются записи о кассовых операциях, при этом заполняются вытекающие графы формы КО-4:
- Номер документа – номер кассового ордера, на основании какого были выданы или получены наличные средства;
- Наименование лики, сдавшего или получившего деньги: для физических лиц – ФИО, для юридических лиц – наименование организации;
- Содержание кассовой операции – кратко о направленье прихода или расхода денег.
- Корреспондирующий счет – номер счета, корреспондирующий со счетом учета наличных денежек (со счетом 50). Корреспондирующий счет зависит от направления выданных или полученных сумм, при выдаче денег отражается дебет корреспондирующего счета, при получении — кредит. Так, при выдаче денег под отчет здесь следует показать кредит сч. 71, а при оплате поставщику – кредит сч. 60, при получении оплаты от покупателя – дебет сч.62.
- Приход – тут пишется наличная сумма, поступившая в кассу по ПКО;
- Расход – наличная сумма, выданная из кассы на основании РКО.
Таким манером происходит оформление кассовой книги для каждой операции, записи в конфигурацию КО-4 вносятся до строки «перенос», в которой происходит подсчет итоговых сумм за день: в графе «приход» складывается остаток на начин дня и все поступившие за день суммы, указанные на этом листе, в графе «расход» складываются все выданные за день суммы, показанные на этом листе. Далее лист выпрямляют и сгибают так, чтобы оборотная сторонка неотрывной части, оказалась над лицевой стороне отрывной доли, подкладывают копирку и продолжают вести записи прихода и расхода.
Заполнение кассовой книжки продолжается до строки «итого за день», где подводятся итоговые смыслы поступивших и выданных сумм. Строкой ниже выводится остаток на крышка дня, полученный путем вычитания из прихода за день расхода за день. Кассир, ответственный за ведение кассовой книжки, ставит свою подпись.
Все не заполненные строки конфигурации КО-4 прочеркиваются буквой Z. Под подписью кассира цифрой указывается число приходных и расходных кассовых документов.
Отрывная доля кассовой книги отрезается и вместе с подтверждающими кассовыми документами передается в бухгалтерию. Неотрывная доля (оригинал) остается в кассовой книге форма КО-4.
Помимо кассовой книжки, необходимо ежедневно заполнять еще ряд отчетов, связанных с ведением кассы: журнал кассира-операциониста КМ-4 (скачать образчик КМ-4) и отчет по форме КМ-6, скачать образец заполнения какого можно здесь.
