По полученным в подотчет денежным оружиям работник отчитывается предоставляя авансовый отчет. Данный документ утверждается руководителем и на его основании формируются необходимые проводки. В статье рассмотрим какие формируются проводки по авансовому отчету.
Распорядок выдачи подотчетных денежных средств
Важно! Порядок документооборота при работе с подотчетными сотрудниками должен быть прописан в учетной политике компании для мишеней бухучета.
Аванс, выдаваемый работнику для осуществления служебных поручений организации, о расходе которого необходимо отчитаться, является подотчетом.
Денежные оружия, выданные в подотчет могут быть потрачены на:
- хознужды организации (например, покупка товаров, работ, услуг);
- командировку (сотруднику выдаются суточные, денежки на проезд и проживание);
- представительские расходы.
Правила выдачи денежных средств под отчет:
| Основания для выдачи денег в подотчет | Денежные средства в подотчет выступают на основании одного из следующих документов:
· заявление работника (с визой на директора, размером выдачи, а также сроком, на который разрешено выдать оружия), но с 19 августа 2017 года оно не обязательно; · приказа руководителя о выдаче средств под отчет. |
| Кому можно выдать деньги в подотчет | Выдать под отчет денежные оружия из кассы организации можно работникам, с которыми организация заключила:
· трудовой договор; · гражданско-правовой договор. То есть, выдать аванс на расходы можно как штатному сотруднику, так и подрядчикам. Так, компания наняла работников по договорам ГПХ для выполнения определенного объема работ. Для выполнения этих работ требуется покупка материалов. Поэтому таким работникам можно выдать денежные оружия для закупки материалов. |
| Способ выдачи денег в подотчет | Деньги в подотчет могут быть выданы наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные денежки снимаются с расчетного счета, либо выдаются из выручки, поступившей наличными в кассу.
При перечислении денег по безналу, организация переводит сотруднику подотчетные денежки на карту. А в платежном поручении в этом случае указывается, что деньги выдаются под отчет. |
В приказе руководителя на выдачу подотчетных денежных средств должна содержаться вытекающая информация: ФИО лица, которому выдаются подотчетные средства, сумма денежных средств, выдаваемая сотруднику и срок, на который выдаются денежные оружия.
Важно! Подотчетные средства могут быть перечислены на зарплатную карту работника или на его личную банковскую карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответственнее просьбой и указанием реквизитов для перечисления.
Как отчитываться по подотчетным средствам
Руководитель компании устанавливает определенный срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться за полученные им денежные оружия. Например, бухгалтеру выдан аванс на покупку канцтоваров на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в трехдневный срок должен предоставить отчет. Когда отчет составляется по командировочным расходам, то отчет должен быть предоставлен в срок до 3-х дней с даты возвращения из поездки.
Если денежки работнику поступили на карту, то отчитаться по ним он может и позже указанного срока. То есть к безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, потому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных оружий. Читайте также статью ⇒ ЗАПОЛНЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА АО-1 В 2021 ГОДУ
Порядок оформления авансового отчета
На сегодняшний день компании могут не применять большинство конфигураций первичных учетных документов. Это в том числе касается и авансовых отчетов.Отчет по израсходованным денежным средствам работником предоставляется по унифицированной форме (АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо по самостоятельно разработанной конфигурации. Если организация выбрала второй вариант, то ее должен утвердить директор. Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его место, а также назначение выданного ему аванса. Оборотная сторона данной формы предназначена для указания подотчетным лицом перечня документов, которыми он может подтвердить свои затраты. Все прилагаемые документы нумеруют в порядке записи их в АО.
Бухгалтером компании проводится проверка:
- целевого расходования средств;
- наличие подтверждающих документов;
- правильность оформления отчета;
- всеобщих сумм расходов, а также счетов учета.
После проверки авансовый отчет передается директору для утверждения и принимается к учету. Неиспользованный подотчетным ликом аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лику по расходному кассовому ордеру (РКО).
Подотчетные денежные средства списываются на основании данных авансового отчета после утверждения документа бухгалтерией. Декламируйте также статью ⇒ АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2021 ГОДУ
Проводки по авансовому отчету
Когда бухгалтеру сдан АО, он должен сформировать необходимые проводки. Денежные оружия, выдаваемые в подотчет и в случае возмещения перерасхода по АО, отражаются по дебету 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со следующими счетами:
- Счет 50 «Касса».
- Счет 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета».
Денежные оружия, потраченные подотчетным лицом списывают с 71 счета на:
- счета учета затрат;
- счета, на которых учитывают купленные ценности;
- иные счета исходя из нрава расходов.
Если подотчетное лицо возвращает неизрасходованные деньги, то это отражается по дебету счетов учета денег и кредиту 71 счета. Аналитический учет 71 счета осуществляется по любой сумме денежных средств, выданных в подточит.
Важно! Денежные средства в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае они выступают из кассы организации на основании РКО. А во втором – перечисляются на карточный счет подотчетного лица.
Рассмотрим основные проводки
| Хозяйственная операция | Проводка | |
| Д | К | |
| Сотруднику под отчет выдана расчетная банковская карта | 71 | 50 (субсчет «Денежные документы») |
| Сотрудником получены наличные | 71 | 50 |
| Подотчетным ликом возвращена расчетная банковская карта | 50 (субсчет «Денежные документы») | 71 |
Стоимость ТМЦ, товаров и ОС, приобретенных подотчетным лицом для организации, иногда проводятся сквозь такие счета как 60 «Расчеты с поставщиками» и при оформлении АО 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Однако у компании в данном случае долг перед поставщиком не возникает и значит эти проводки не нужны. Необходимо сформировать следующую проводку:
| Хозяйственная операция | Проводка | |
| Д | К | |
| Оприходование имущества, приобретенного через подотчетного сотрудника | 08 (10, 41) | 71 |
Исключением будет лишь ситуация, при которой работник внес предоплату за товар, но не забрал его, либо расчет осуществлялся за товар, который уже оприходован в учете. В этом случае потребуются проводки с использованием 60 и 76 счетов.
Рассмотрим подетальнее на примере:
Сотруднику компании выдан аванс в размере 4000 рублей для покупке картриджа. Однако, в наличии картриджа не оказалось, а их поставка ожидается лишь через неделю. Сотрудник оставил аванс продавцу и договорился забрать картридж позже. В этом случае нужно будет сформировать вытекающую проводку:
Д60 (субсчет «Авансы выданные») К71.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Когда требуется составление промежуточного авансового отчета?
Ответ: Заполнение промежуточных АО вероятно, если это предусматривается в локальных нормативных актах компании. Например, работника отправили в длительную командировку на срок 6 и более месяцев. В этом случае для верного формирования себестоимости он может предоставлять промежуточные АО за каждый месяц. Правила предоставления промежуточных отчетов должно быть прописано в положении о расчетах с подотчетными ликами и положении о командировках. Кроме того, должен быть указан способ, которым сотрудник будет передавать документы. Например, лично, по почте, сквозь курьера или в виде сканов с досылкой оригиналов по почте. По возвращении работника из командировки, с ним можно будет провести уже окончательный расчет.
Вопрос: Оформляется ли авансовый отчет, если работник не истратил выданные ему денежные оружия и в полном объеме вернул их в кассу?
Ответ: Нет, в этом случае авансовый отчет составлять не нужно. Наличные работнику выдаются под отчет из кассы на основании расходника. Работник, получивший наличные, должен выполнить поручение руководителя и отчитаться за истраченные деньги. Для этого им предоставляется отчет. Если поручение работодателя он выполнить не смог, то и отчет ему предоставлять не необходимо. Работник просто возвращает в кассу полученный аванс.
