Организация для решения различных проблем ведут деловую переписку посредством различных посланий. Письма могут быть информационные, гарантийные. В этой статье остановимся подробнее на такой разновидности информационного послания, как письмо-напоминание. В данной статье можно скачать образчик письма-напоминания о выполнении обязательств по договору.
Письмо-напоминание позволяет напомнить адресату в письменном облике о каком-либо событии, об оплате, о выполнении обязательств. Как правило, напоминание в письменном облике используется в случае, когда от устного напоминания не получен должный эффект. Грамотно написанное послание, зарегистрированное в исходящей документации адресанта, требует от получателя какого-либо ответа — в письменном или устном облике, либо исполнение каких-либо действий.
Информационные послания имеют свободный стиль изложения, однако и тут имеются свои правила, которые следует учитывать при оформлении документа.
Как написать письмо-напоминание?
На бланке, какой используется для написания письма, нужно указать основные реквизиты компании, от имени какой оно пишется. Основные реквизиты включают в себя наименование организации, ее адрес, ИНН, КПП, телефон, лицо для связи при нужды.
Также оформить письмо-напоминание можно на фирменном бланке организации, что освободит от необходимости прописывать реквизиты вручную.
Как правило, подобные документы адресуют конкретному лику, его ФИО и должность, а также название организации, чьи интересы он воображает, следует написать в правом углу.
Также уместно будет адресоваться к адресату по имени отчеству в вежливой форме — «Многоуважаемый Семен Николаевич!».
Сам текст оформляется в произвольной конфигурации. Обычно сначала указывают причину обращения к адресату (при этом могут быть использованы слова «в связи с..», «по вину..»), после чего излагают суть напоминания (тут уместны будут слова «напоминаем вам..», «уведомляем вас..». Суть напоминания зависит от вина написания данного письма.
Частым поводом выступает напоминание об исполнении обязательств по соглашению или соглашению, об оплате задолженности или о исполнении иных поступков.
Письмо подписывается автором, датируется и при необходимости расписывается в специальном журнале исходящих документов. После чего документ может быть устремлён адресату любым удобным способом.
