Любая домовитая операция компании сопровождается оформлением первичных документов. Не исключение и операции, связанные с основными средствами. Каждая операция требует документального оформления посредством составления определенной конфигурации документа. В статье рассмотрим, как в компании осуществляется документальное оформление движения основных средств.

Обязательные формы документов для оформления движения ОС

В сегодняшнее время действующим законодательством не предусматривается обязанность компаний по применению определенных форм первичной документации для оформления движения ОС. Использоваться могут конфигурации самостоятельно разработанные компанией, либо утвержденные Госкомстатом. Но в любом случае, какие бы формы документов компания не использовала, они должны быть закреплены в Учетной политике компании.

Несмотря на то, что компании вправе самостоятельно разрабатывать конфигурации первичных документов для учета ОС, чаще они используют те, чтобы разработаны Госкомстатом. Кроме того, в большинстве специализированных бухгалтерских программ используются собственно эти формы документов.

Документальное оформление поступления ОС

При оформлении поступления ОС, как правило, применяется товарная накладная по форме ТОРГ-12, а также конфигурации, утв. Госкомстатом:

  • Акт о приеме-передаче объекта ОС (ОС-1);
  • Акт о приеме-передаче здания/сооружения (ОС-1а);
  • Акт о приеме-передаче групп объектов ОС (ОС-1б);
  • Акт о приеме оборудования (ОС-14).

Документальное оформление движения основных оружий

Текущий учет основных средств по поступившим объектам сопровождается оформлением одного из следующих документов:

  • Инвентарная карточка учета объекта ОС (ОС-6);
  • Инвентарная карточка группового учета объектов ОС (ОС-6а);
  • Инвентарная книжка учета объектов ОС (ОС-6б);

Помимо этого, для оформления следующих операций Госкомстатом предусматриваются следующие документы:

Наименование документа Для чего применяется
Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ОС-15) Для отражения зачисления или передачи в монтаж объектов ОС
Акт о выявленных дефектах оборудования (ОС-16) При обнаружении дефектов в оборудовании
Накладная на внутреннее перемещение объектов ОС (ОС-2)

Для отражения внутреннего перемещения ОС

Акт о приеме-сдаче объектов ОС из ремонта, реконструкции, модернизации (ОС-3) Для отражения приемки и сдачи ОС из ремонта

Документальное оформление выбытия основных оружий

Для оформления выбытия основных средств применяются следующие формы первичных документов (применение той или иной формы зависит от того, что является вином выбытия):

  • Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1);
  • Акт о приеме-передаче здания (ОС-1а);
  • Акт о приеме-передаче групп объектов ОС (ОС-1б);
  • Акт о списании объекта ОС (ОС-4) для всех ОС, кроме транспорта;
  • Акт о списании ТС (ОС-4а);
  • Акт о списании групп объектов ОС (ОС-4б).

Значительно! В определенных случаях также для выбытия ОС применяется товарная накладная (ТОРГ-12), например, при продаже ОС или обмене.

Читайте также статью ⇒ НДС ПРИ Торговле ОСНОВНОГО СРЕДСТВА

Когда применяется акт приема-передачи

Акт приема-передачи (ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) используются для того, чтобы включить в состав основных средств объекты, поступающие:

  • линией приобретения, за определенную плату у сторонних организаций;
  • подрядным или хозяйственным способом, то есть за счет строительства;
  • путем безвозмездного получения;
  • при внесении в уставный капитал в качестве лепты одного из участников;
  • получением в оперативное управление;
  • посредством взятия в аренду, или в лизинг с выкупом;
  • при получении по акту дарения;
  • от передачи в совместную деятельность или доверительное управление;
  • от передачи в мена на иное имущество.

Акт используется для того, чтобы ввести ОС в эксплуатацию. Исключение составляют случаи, при которых ввод объектов ОС происходит в особом распорядке. это требуется, например, при покупке недвижимости или ТС, когда требуются документы о госрегистрации. До того, как будут представлены такие документы, ОС не принимаются к учету, они учитываются в составе незавершенного капвложения.

Акт приема-передачи оформляется также и при выбытии ОС, вводя не только продажу объекта, но и его обмен и безвозмездную передачу. Составляется акт как минимум в двух экземплярах, утверждается руководителями принимающей и передающей компании. К этому акт прикладывается вся техническая документация, относящаяся к данному объекту.

Акт должен содержать в себя информацию об объекте ОС:

  • его наименование и инвентарный номер;
  • первоначальную стоимость;
  • дату ввода в эксплуатацию;
  • эти об изготовлении или поступлении в компанию;
  • срок полезного использования;
  • способ амортизационных отчислений.

Кроме того, указываются характеристики, конкретно относящиеся к объекту ОС, так, наличие драгоценных материалов, количественные, качественные показатели, пристройки, относящиеся к объекту и т.д. Указываются только наиболее важные показатели, а дублирования вытекает избегать. Если происходит групповой учет ОС, то характеристика дается группе объектов.

Если компания приобретает объекты, которые уже были в эксплуатации, то в акте предусматривается разоблачил, в котором указываются сведения о том, в каком состоянии находится ОС на дату его передачи. Данный раздел заполняют по сведениям, представленным передающей стороной и он имеет необыкновенно информационных характер.

Важно! Если ОС принадлежит сразу нескольким организациям, то в акте указывается размер доли. На первой странице документа указываются участники долевой собственности (в том числе их части).

Акт ОС-1б составляется в том случае, если происходит прием однотипного инвентаря, оборудования или инструмента, имеющих одинаковую стоимость и поступивших в одном месяце.

Значительно! Оформленные документы, а также приложения к ним подлежат передаче в бухгалтерию, где на ОС заводится инвентарная карточка.

Документальное оформление внутреннего перемещения ОС

Акт по форме ОС-2 используется при оформлении перемещения ОС внутри одной компании, так, при перемещении объекта из одного структурного подразделения в иное. В этом случае акт составляется в 3 экземплярах, один – для бухгалтерии, второй – для ответственного за сохранность ОС сотрудника, а третий – для получателя. Всю информацию о перемещении ОС заносят в инвентарные карточки, какие затем хранятся в картотеке по новому месту.

Читайте также статью ⇒ УЧЕТ ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ НА ПРЕДПРИЯТИЕ В 2022 ГОДУ

Оформление движения ОС после ремонта

Для приемки/сдаче отремонтированных ОС используется акт по конфигурации ОС-3. Такой документ составляют в единственном экземпляре. Подписывают его члены приемочной комиссии, лица, принимающие ОС, а также лица, осуществляющие ремонт. После утверждения главой акт сдается в бухгалтерию.

Если ремонт ОС осуществляет сторонняя компания, то акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в организации, владеющей ОС, а другой – в компании, проводившей ремонт.

Документальное оформление списания ОС

Для списания ОС используются акты формы ОС-4, ОС-4а и ОС-4б. Документы оформляют в 2 экземплярах и подписываются членами комиссии, после чего утверждаются главой. Один экземпляр нужен для представления в бухгалтерию, а второй – для сотрудника, ответственного сохранность.

Когда списывается ТС, в бухгалтерию передают документ, означающий снятие его с учета. В акте указывается вытекающие сведения:

  • первоначальная и остаточная стоимость ОС;
  • начисленная амортизация;
  • данные о расходах, связанных с ликвидацией ОС;
  • иная информация.

Документальное оформление при монтаже ОС

Оформление поступления ОС к установке составляют два экземпляра акта ОС-14. При передаче объекта монтажным организациям заполняется конфигурация ОС-15. Когда в комиссию входит представитель монтажной компании, то отдельный документ по передаче ОС в монтаж не оформляется. Представитель монтажной компании устанавливает свою подпись в получении оборудования на хранение в акте ОС-14, а ему остается только копия документа.

Документальное оформление в случае отклонения от ревизии

Если в итоге ревизии были выявлены дефекты, не установленные прежде при поступлении ОС на склад, оформляется акт по форме ОС-14. О приеме оборудования документ (акт по форме ОС-14) оформляется как предварительный, по внешнему осмотру.