Акт о недостаче товара при приемке в 2020 году

Приемка товара является будет важной процедурой. Она требует пристального внимания от сотрудников, принимающих продукцию, так как от них помимо самой приемки также требуется проконтролировать качество товара и соответствие числа. При несоответствии фактических данных с теми, что указаны в документах, составляется акт о недостаче товара при приемке.

СОДЕРЖАНИЕ:

Для чего нужен акт о недостаче товара

Этот документ необходим для фиксации несоответствия товаров при их доставке с полным их описанием и количеством. Сравнение фактических данных производят с данными, записанными в накладных. Этот документ требуется для следующих целей:

Для статистики, так как позволяет определить уровень организации, а также работу администрации компании и иных работников. Если в организации введены строгие и четкие правила работы, то все процессы будут контролироваться должным образом, а значит и потери будут сведены к минимуму.
Для отражения сумм уронов, понесенных компанией и подлежащую компенсации для поддержания баланса. Данный документ также применяется при подготовке отчетности.

Важно! Если при приемке товара от поставщика была замечена недостача, то составляется акт о недостаче. Данный документ передается поставщику для объяснения причины произошедшего, а также компенсации (денежными средствами, продукцией). Верное составление данного акта позволит защитить интересы пострадавшей стороны в случае судебных разбирательств.

Проверку товара при приемке следует коротать в присутствии сотрудников транспортной компании или в присутствии представителей поставщика. Возникнуть недостача может по разным причинам, например:

по вине поставщика (отгрузил меньшее число);
порча товара при транспортировке, нарушение правил упаковки;
в случае поставки некомплектного товара.

Составление акта недостачи позволяет взыскать с виновного денежную компенсацию и разрешить иные спорные вопросы с продавцом.

Как составить акт о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по конфигурации, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.

Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие непременные графы он должен в себя включать:

дата составления акта, место составления;
члены комиссии, выявившие недостачу;
товар, который подлежал проверке;
сведения о перевозчике;
информация о ТС, присутствии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
условия хранения;
недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
стоимость (в том числе НДС).

После в акте можно показать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в какой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:

наименование товара;
наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, число, цена и общая стоимость);
количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
брак и бой (при наличии);
отклонение (недостача, излишки).

Под таблицей может быть показано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.

Важно! Акт заверяется лицами, осуществляющими приемку товара и заметившими недостачу. Для организации это должно быть не менее трех человек, а для ИП – один.

Составляется акт в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, где проводится сверка этих и заверение документа, а второй направляется поставщику по почте или через интернет. Но экземпляров документа может быть и больше – по числу задействованных сторонок. Например, для поставщика, для покупателя и для транспортной компании.

Акт о недостаче

Претензия к акту о недостаче товара

К акту о недостаче следует приложить претензию, в какой будут указаны возможные способы решения проблемы. Выражаться они могут в следующем:

требование о доставки оплаченного и указанного в накладной товара;
согласие на то число продукции, которое было получено при условии возврата разницы денежными средствами;
требование о возврате всей денежной суммы в случае несогласия от всей партии товара.

Кто составляет акт о недостаче товара при приемке

Как правило за приемку товарных ценностей отвечают кладовщики, если в компании кушать данная единица. В том случае, если фирма не крупная, и поставка нерегулярная, то эта обязанность может возлагаться на иного сотрудника. При этом с сотрудником, принимающим эти ценности и отвечающим за их хранение, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. В его должностной инструкции должны быть прописаны эти обязанности.

Заполняя документ, ответственный сотрудник должен придерживаться следующих правил:

Подготовить распечатку нужной формы документа.
Определить буквальное количество недостачи (причем указываются не только не поставленные позиции, то и не полностью укомплектованные).
Заполняют акт в присутствии второй стороны.
Вместе с актом составляют притязание, в которой предлагаются возможные способы решения проблемы.
Если поставщиков несколько, то акт составляется на каждого из них отдельно.

Сроки составления акта о недостаче и притязания поставщику

Важно! Поставщику акт следует направить в достаточно короткие сроки. В противном случае поставщик имеет право отказаться от выполнения заявок по претензии.

Подготовить акт о недостаче товара необходимо в тот же день, когда эта недостача была обнаружена. Если в тот же день сделать это невозможно, то акт должен быть составлен не запоздалее следующего дня. Это можно сделать и без участия представителей транспортной компании (если они отказались от участия). Кроме того, представители транспортной компании могут отказаться устанавливать свою подпись на документе. В этом случае потребуется изложить основания для отказа. После того, как акт будет составлен, в товарной накладной проставляется оценка о подобных действиях. Читайте также статью ⇒ ЧТО ДЕЛАТЬ ПРИ НЕДОСТАЧЕ ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В 2020 ГОДУ

Учет недостачи товара у покупателя и поставщика

Если недостачу заметил покупатель, то сумма претензий, предъявляемых продавцу, отражается по дебету счета 76.2 «Расчеты по претензиям» и кредиту 60 счета «Расчеты с поставщиками». К учету принимают лишь то количество продукции, которая фактически была поставлена. Если разница будет установлена уже после принятия продукции к учету, то данные необходимо будет изменить.

Продавцу в случае обнаружения недостачи при приемке товара нужно будет сделать запись о стоимости фактически поставленных товаров. Сложности могут возникнуть в том случае, если недостача была замечена уже после приемки товара. В этом случае порядок действий будет зависеть от того, когда была обнаружена недостача:

Когда замечена недостача	Что делать
Недостача выявлена в конце отчетного периода, но в текущем календарном году	В этом случае потребуется определить излишне начисленные барыш, налоги и себестоимость.
Недостача выявлена уже в следующем году	При таких обстоятельствах отчетность за прошедший год уже может быть сдана в контролирующие органы. Завышение доходов организации о торговли придется изменить путем отражения данной суммы в прочих расходах, а себестоимость – через доходы. Изменения вносятся датой начала притязания.

Важно! Поставщик для отражения недостачи своей поставки не применяет 76.2 счет. Задолженность до даты признания претензии будет отражаться на 62 счете «Расчеты с покупателями».

Какие еще документы могут быть составлены при приемке товара

Принимая товарные ценности, уполномоченный сотрудник должен коротать проверку их количества и качества. По результатам проверки составляется один из следующих документов:

Акт приемки составляется в том случае, если не было выявлено каких-либо несоответствий и нареканий.
Акт возврата составляется в случае выявления порчи всей продукции, либо вящей ее части.
Акт о недостаче заполняется при недопоставке.
Акт об излишках составляется в том случае, если покупатель хочет забрать излишки себе.

Все документы должны составляться по суровым нормам. При этом четко указываются причины составления документа.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас: