Письмо-приглашение — это способ предложить адресату побывать определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть сформулировано устно, однако в деловых отношениях распространена собственно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образчика письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также есть пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых касательствах письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных касательств двух сторон. Письменное предложение принять участие, побывать, посмотреть — это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не позабыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

  • позволяет уведомить определенное лик о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • подтверждает, что адресат подлинно приглашен, позволяет избежать ошибок;
  • напоминает о поре и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Отчего письменное приглашение лучше устного:

  • позволяет уведомить определенное лик о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • напоминает адресату о планах, не позволит позабыть важное мероприятие;
  • выступает дополнительным знаком внимания и почтения — отправитель потратил время, чтобы письменно известить адресату пригласительную информацию;
  • возможно отправить даже тем ликам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как послать приглашение:

  • передать лично из рук в руки — принести адресату и вручить, этот способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие — повстречаю, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или другое событие;
  • отправить почтой России, если мероприятие особо значительное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку необходимо выполнить заранее с учетом срока доставки послания до приглашаемого;
  • отправить по электронной почте — очень несложный и удобный способ, если известен e-mail адресата, этот способ часто используется рекрутерами при отправке послания с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых касательств могут обмениваться письмами и другого назначения:

Как составить письмо-приглашение грамотны — образчики оформления

Чтобы данный документ выполнял свою функцию верно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось проблем относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес уверился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать эти о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка послания в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местопребывание, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо — то его ФИО и адрес проживания.

Дальше указывают, от кого письмо направлено. Важно показать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные эти, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст послания начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то непременно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, «Уважаемая Ольга Владимировна!» или «Дорогостоящий Александр!». Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если эти лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным «многоуважаемый».

Далее непосредственно пишется основная часть послания — текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие

Содержание послания приглашения должно включать:

  • дату проведения события — встречи, конференции, беседы, выставки, совещания, официального приема, указывают не лишь дату, но и точное время;
  • место проведения — информация в посланье должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было проблем относительно того, куда ему идти. Важно показать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию — куда шагать, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Вероятно также приложить схему движения к письму. Если необходимо, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до пункты проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально целой, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в розысках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в касательстве данного реквизита — это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как собственно ему добраться, на чем ехать;
  • вид мероприятия, его название — также значительно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него кушать название, то оно пишется в точном соответствии;
  • непосредственно слово «зовём», также уточняется, что именно должен делать приглашенном на показанном мероприятии — участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции иных докладчиков;

Примеры письма-приглашения: 

«Уважаемая Анна Дмитриевна!

Зовём вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане «Золотая Аллея» по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца дома».


«Уважаемый Даниил Михайлович!

Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию «Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году», какая состоится 22 ноября 2017 года в небольшом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (основной вход, 2 этаж).»

  • содержание мероприятия — если это конференция, можно приложить к посланию список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия — то короткую программу события». Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться  к нему верно;
  • просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется разузнать точное желание адресата посетить событие, то необходимо в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в показанный день по месту приглашения. Следует указать, как собственно нужно направить свой ответ — электронным или почтовым посланием, телефонным звонком или иным способом.

Составленное послание подписывается адресатом с указанием даты составления. При нужды составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по пункту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для возвратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на беседа

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на беседа либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Если избран последний вариант, то в тексте письма нужно показать:

  • вежливое обращение;
  • название организации, от которой идет приглашение;
  • наименование места, которая предлагается соискателю;
  • точное место проведения беседы с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если отыскать данное место проблематично;
  • точное время проведения — вплоть до минут;
  • список документов и предметов, которые у приглашенного должны быть с собой, так, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
  • контактные эти лица, которое проведет собеседование — с этим ликом соискатель при необходимости уточнить информации может снестись, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом послания с приглашением.

Образец приглашения на собеседование:

Образцы оформления

Образчик письма-приглашения для участия в мероприятии — скачать.

Пример пригласительного послания на выставку — ссылка.

Образец приглашения на собеседование — одинешенек и два.